Tools om thuis veilig je onderzoekdata op te slaan en te bewerken

Heb je vragen of wil je advies? Vraag het de RDM Support Desk of de privacy champion van je faculteit.

10-11-2020 | 9:18

De Universiteitsbibliotheek en IT bieden diverse tools waarmee je vanuit huis veilig met je privacygevoelige onderzoekdata kunt werken. Bijvoorbeeld platforms en tools voor het online opslaan en bewerken van je data of het doen van online interviews.

Gebruik deze tools als je met privacygevoelige data werkt
We adviseren je dringend om deze Research Data Management (RDM)-tools van de UB en IT te gebruiken - zeker als je met privacygevoelige data werkt. Wil je toch andere tools gebruiken? Overleg dan met de privacy champion van je faculteit.

Veilig je onderzoekdata gebruiken vanuit huis
Op de AskIT-pagina over thuiswerken, vind je informatie over documenten.vu.nl en Webdrive – toepassingen om de G:- en H:- schijf te gebruiken – en Citrix en download.vu.nl

Bestellen thuiswerksets
Bij bestellen van thuiswerksets zie je welke hardware je kunt bestellen om thuis te werken. Sommige hardware kun je direct bestellen, andere moet je zelf kopen. Je kunt dan – na afstemming met je leidinggevende – het bedrag declareren.
Softwarehandleidingen vind je hier. Een aantal van deze softwarepakketten kan gedownload worden via download.vu.nl.

Veilig opslaan van privacygevoelige data
Op AskIT vind je informatie over de verschillende fileservices voor het opslaan van je data.

Gebruik Research Drive als je met gevoelige data werkt
We verzoeken je dringend gebruik te maken van Research Drive als je met persoonsgegevens werkt. Research Drive is een nieuwe cloudopslag die door SURF bij de VU aangeboden wordt. Research Drive is geschikt voor het opslaan van persoonsgegevens en het delen van data met onderzoekpartners. Bij het aanvragen van Research Drive krijg je een intakegesprek met de functioneel beheerder, met wie je de omgeving kunt  inrichten naar jouw behoeftes.

Je kunt Research Drive aanvragen via dit formulier. Op die pagina vind je ook meer informatie over Research Drive. 

Surfdrive niet geschikt voor persoonsgegevens
Let op: Surfdrive is niet geschikt voor het opslaan van persoonsgegevens. Ben je aan het wachten op toegang tot Research Drive en is Surfdrive voor nu echt je enige opslagmogelijkheid? Neem dan extra veiligheidsmaatregelen, zoals pseudonimisering en encryptie, om de persoonsgegevens te beschermen. Sla de identificeersleutel niet op in Surfdrive en sla geen erg gevoelige data of data van kwetsbare groepen op in Surfdrive.

Twijfel je of je je onderzoekdata tijdelijk kunt opslaan in Surfdrive? Of wil je advies over hoe je extra beschermende maatregelen kan nemen? Neem dan contact op met de privacy champion van je faculteit of met de RDM Support Desk. We raden je aan om de instellingen van Surfdrive altijd goed te controleren en aan te passen. Surfdrive synchroniseert namelijk automatisch met alle computers/laptops waarop het is geïnstalleerd en de gebruiker is ingelogd. Het is dus belangrijk het zo in te stellen dat Surfdrive alleen synchroniseert met de apparaten die jij zelf gebruikt.

IT voor Onderzoek (ITvO)
IT voor Onderzoek (ITvO) is gespecialiseerd in het ondersteunen van onderzoek en onderzoekers. Je vindt informatie over hun diensten op de pagina van IT voor Onderzoek. Heb je een bijzondere IT-vraag? Stel die dan via datasupport@vu.nl. Indien nodig sturen wij hem door aan ITvO.

Veilig videobellen voor online interviews
Er zijn een aantal opties voor videobellen. Deze vind je op VUNet. Deel je tijdens het interview persoonsgegevens waardoor de AVG van toepassing is? Gebruik dan Skype for Business. Het is niet toegestaan gebruik te maken van andere videobelsystemen zoals Zoom, Whatsapp, Facetime of Teams, etc. Het is in principe mogelijk om via Skype for Business te bellen met personen die buiten de VU werken, maar helaas werkt dit niet altijd. Stel vragen over of meld problemen met Skype for Business bij de IT Servicedesk. Je kunt je interviews ook opnemen met Skype for Business. Instructies om dit veilig te doen vind je in de Security and Technical FAQ-pagina van de Faculteit Gedrag- en Bewegingswetenschappen.

Informed consent
Informed consent kan digitaal gegeven worden via Zivver. In deze handleiding vind je meer informatie

Algemene vragen over RDM?
Veel informatie over Research Data Management op de VU kun je vinden in onze LibGuide. Daarin staat onder andere informatie over veilige dataopslag, het veilig delen van data en AVG/GDPR. Heb je na het zoeken in de LibGuide nog RDM-vragen? Stel ze dan gerust via datasupport@vu.nl